Компанияда ЭДО-ны қалай енгізуге болады және ақылдан адаспау керек

Компанияда электрондық құжат айналымын (ЭДО) енгізу – процестерді оңтайландыруға, шығындарды азайтуға және тиімділікті арттыруға бағытталған маңызды қадам. Алайда, көптеген компаниялар енгізу кезеңінде қиындықтарға тап болады: қызметкерлердің қарсылығынан бастап техникалық мәселелерге дейін. Бұл мақалада біз компанияда ЭДО-ны қалай дұрыс енгізуге болатынын және стресстен қалай құтылуға болатынын айтамыз.

ЭДО-ны сәтті енгізуге арналған қадамдық нұсқаулық

1. Ағымдағы процестерді бағалаңыз

ЭДО-ны енгізбес бұрын, құжаттардың қалай өңделетінін талдау маңызды. Уақыт жоғалатын, қателер жиі болатын тар жерлерді анықтаңыз. Бұл ЭДО арқылы шешілуі тиіс негізгі міндеттерді анықтауға көмектеседі.

2. Мақсаттар мен басымдықтарды анықтаңыз

ЭДО сізге не үшін қажет екенін тұжырымдаңыз: келісімшарттарды келісуді жеделдету, қаржылық есептілікті жеңілдету немесе қағазбастылықты азайту. Қандай құжаттарды бірінші кезекте электрондық форматқа көшіру керектігін анықтаңыз.

3. Сенімді жүйені таңдаңыз

Бұл бүкіл процестің ең маңызды тармағы болуы мүмкін. Өйткені, жүйенің функционалдығы, жеткізушінің жұмыс тәжірибесі, инфрақұрылым сіздің уақытыңыз бен бизнесіңіздің тиімділігіне байланысты. Әрине, барлық құжаттарыңыздың, жеке деректеріңіздің және коммерциялық ақпаратыңыздың қауіпсіздігі де маңызды. 

Қазіргі уақытта нарықта ЭДО үшін шешімдер саны артып келеді. Өкінішке орай, олардың барлығы қауіпсіздік, жүйеге жоғары жүктеме кезінде тиімділік сияқты қарапайым талаптарды қамтамасыз ете алмайды. Бүгінгі таңда 100 000-нан астам компания Documentolog-ты таңдайды және бізді өз клиенттеріне ұсынады.

4. Қызметкерлерді дайындаңыз

Қызметкерлер – ЭДО-ны сәтті енгізудің негізгі факторы. Мердігермен бірлесіп оқыту ұйымдастырыңыз, жүйенің артықшылықтары туралы айтып беріңіз және оның олардың жұмысын қалай жеңілдететінін көрсетіңіз. Жаңалықтан қорқуды жою және ЭДО олардың міндеттерін қиындатпай, жеңілдететінін атап өту маңызды.

5. Қолданыстағы процестермен интеграция

ЭДО басқа жүйелермен: бухгалтерия, CRM, ERP бірге жұмыс істеуі керек. Барлық деректер автоматты түрде берілетіндей етіп интеграцияны орнатыңыз, ал қызметкерлер жұмысты қайталауға уақыт жұмсамайды.

Кішкентайдан бастаңыз

ЭДО-ны компанияның барлық деңгейлерінде бірден енгізуге тырыспаңыз. Бір бөлімнен немесе құжаттардың бір түрінен (мысалы, келісімшарттардан) бастаңыз. Сәтті тестілеуден кейін жүйені басқа процестерге кеңейтіңіз.

Енгізудің бастапқы кезеңінде қызметкерлердің жүйені қалай пайдаланатынын бақылау маңызды. ЭДО-мен жұмыс істеуге жауапты адамды тағайындаңыз, ол сұрақтарға жауап береді, техникалық мәселелерді шешеді және кері байланыс береді.

ЭДО енгізілгеннен кейін жүйенің процестерге қалай әсер еткенін бағалаңыз. Уақытты, шығындарды және қателер санын бұрынғы және кейінгі кезеңдермен салыстырыңыз. Қажет болса, одан әрі оңтайландыру үшін түзетулер енгізіңіз.

Енгізу кезінде қателіктерден қалай аулақ болуға болады?

Таңдалған шешімнің сіздің компанияңызға сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Жүйе ыңғайлы, икемді және басқа құралдармен интеграциялануы керек. Қызметкерлерді оқыту және қолдау – сәтті енгізудің негізі. Егер команда жүйені қалай пайдалану керектігін түсінбесе, ол тиімді жұмыс істемейді.

ЭДО-ға біртіндеп көшу қарсылықтан аулақ болуға және тәуекелдерді азайтуға мүмкіндік береді. Ең бастысы, енгізуден кейін бірден нәтиже көру. 

ЭДО енгізудің нәтижесі

Уақытты үнемдеу: бұрын күндерге созылған қол қою және келісу процестері енді минуттарда орындалады.

Шығындарды азайту: қағаздан, басып шығарудан және жеткізуден бас тарту бюджет үнемдейді.

Сақтаудың ыңғайлылығы: барлық құжаттар әрқашан электрондық мұрағатта қол жетімді.

Процестердің ашықтығы: құжаттың қай кезеңде екенін әрқашан білесіз.

Заңнамаға сәйкестік: ЭДО құжат айналымына қойылатын талаптарды сақтауға мүмкіндік береді.

ЭДО енгізу – бұл көрінгендей қиын емес. Электрондық құжат айналымына көшу кезінде сенімді серіктесті таңдау маңызды. Documentolog кез келген бизнес процестерге бейімделген шешімдерді ұсынады, қолданыстағы жүйелермен (мысалы, 1С) толық интеграцияны қамтамасыз етеді және әр кезеңде техникалық қолдау көрсетеді. Клиенттердің тәжірибесі мен сенімі Documentolog жұмысының сапасын растайды, ал жүйенің ыңғайлы интерфейсі мен функционалдығы ЭДО енгізу процесін қарапайым және тиімді етеді. Documentolog-пен сіздің ЭДО-ға көшуіңіз тез және артық шығынсыз өтеді.

Есіңізде болсын: ЭДО – бұл сіздің бизнесіңіздің тиімділігіне инвестиция. Бүгіннен бастаңыз, ертең процестеріңіз жылдамырақ, қарапайым және арзан болсын!