Как компания Documentolog создала самый умный сервис электронного документооборота

История Documentolog — это история о том, как страсть к инновациям и глубокое понимание потребностей бизнеса могут создать по настоящему уникальное и революционное решение для автоматизации рабочих процессов. 

С момента появления сервиса электронного документооборота Documentolog и до сегодняшнего дня развитие продукта ни на минуту не останавливается. 

И как тогда в 2007 году, только появившись на рынке, Documentolog предложил уникальный функционал обмена документами в электронном виде, который стал действительно новым и прорывным способом обмена документами, так и сегодня, компания создает решения, аналогов которых нет на рынке. В начале 2024 года, спустя 17 лет,  Documentolog снова удивляет и анонсирует функционал искусственного интеллекта в своих продуктах. 

Что это значит для рынка, как эти разработки повлияют на пользователей системы, а также как руководству компании всегда удается быть на шаг впереди – разберем в этой статье. 

Первые шаги компании: постоянное развитие 

Принято считать, что первый прототип информационной системы Documentolog был создан в 2007 году. Именно тогда появился первый функционал продукта для автоматизации бизнес-процессов и первые заказчики. 

В этом же году появляется первая 1000 пользователей, которая поверила в сервис электронного документооборота и вошла в число первопроходцев в сфере ЭДО. 

После этого работа над продуктом не прекращается, а команда создает следующие версии сервиса ЭДО, которые с каждым обновлением становятся все лучше и функциональнее. 

Результат работы снова не заставляет себя ждать, продукт начинает захватывать рынок, и уже к 2012 году количество пользователей СЭД Documentolog превышает 15 000 человек. В это же время у компании появляются первые крупные клиенты: «Самрук-Энерго», «Национальный Управляющий Холдинг «Байтерек» и «Национальные информационные технологии».

Затем состоялся выпуск Documentolog версии 5.0, в которой впервые представлены интеграция с ЕСЭДО ГО с поддержкой ЭЦП НУЦ РК и УЦ ГО. 

Так, в очередной раз компания становится первооткрывателем в мире электронного документооборота в стране: СЭД Documentolog стала первой информационной системой, которая успешно интегрировалась с ЕСЭДО РК. 

Эволюция сервиса: кризис или новые возможности?

В 2015 году компания снова совершает прорыв и создает «Центр обмена электронными документами» (ЦОЭД), которая обеспечивает интеграцию Documentolog со сторонними системами. А затем выпускает свое первое мобильное приложение Documentolog для операционной системы Android. 

Разработки не остаются незамеченными: в 2018 году компания получает заслуженную награду – становится лучшей IT компанией года в стране. 

В момент стремительного развития цифровизации вся страна сталкивается с новым опасным вызовом – пандемией COVID-19. В этот сложный  период многие бизнесмены сталкиваются с непреодолимыми препятствиями, включая строгий карантин. Часть бизнеса теряет возможность зарабатывать и даже закрывается, не сумев найти возможности перейти в онлайн. 

Тогда Documentolog снова совершает большой скачок вперед – компания в короткие, практически невозможные сроки, переводит в онлайн-формат работы весь государственный аппарат. Благодаря Documentolog даже в карантин сотрудники могли выполнять свои обязанности удаленно и не останавливать рабочие процессы ни на минуту. 

После такого кейса, в котором команда системы электронного документооборота Documentolog показала себя профессионалами высокого уровня, количество клиентов и пользователей системы растет. Компания развивается, создает новые цифровые продукты для бизнеса и граждан. 

Взгляд в будущее: искусственный интеллект в ЭДО

В 2024 год компания заходит с цифрой в 600 000 пользователей. Это самая большая база клиентов среди аналогичных решений в Казахстане в сфере электронного документооборота. 

О Documentolog знают представители малого бизнеса, среднего и крупного бизнеса уже не только в Казахстане. Продукт известен не только в стране, но даже за ее пределами.

И вот, когда, казалось бы, лидерство на рынке уже обеспечено, разработчики продукта снова удивляют и спустя 17 лет совершают очередной скачок вперед. Теперь в интерфейсе системы электронного документооборота Documentolog внедрены технологии искусственного интеллекта. 

Что изменилось с внедрением ИИ?

Искусственный интеллект – главная тема 2024 года. Самые передовые продукты следят за трендами в сфере AI и интегрируют возможности ИИ в интерфейс своих цифровых решений. 

“Мы слушаем наших клиентов и развиваемся вместе с ними," — говорят разработчики Documentolog. "Искусственный интеллект в нашем сервисе — это ответ на их потребности и вызовы современного бизнеса. Будущее за умными технологиями, и мы рады быть на передовой этого движения"

Расскажем подробнее, какие возможности принесло внедрение искусственного интеллекта в сервис электронного документооборота Documentolog: 

1) Прогнозирование и аналитика: ИИ анализирует рабочие процессы, дает возможность увидеть слабые места и неэффективные процессы.

2) Автоматическая классификация документов: ИИ способен распознавать типы содержание документов и автоматически распределять их по соответствующим отделам и сотрудникам.

3) Умное заполнение полей: система обучается на базе предыдущих документов и предлагает краткое описание и шаблон ответа, экономя время сотрудников.

Внедрение ЭДО с возможностями искусственного интеллекта позволяет сделать бизнес более эффективным и быстрым, что является особенно важным в конкурентной борьбе. А функционал контроля и анализа бизнес-процессов помогает бизнесу перейти на новый уровень. 

Система электронного документооборота Documentolog с AI-функционалом позволяет: 

- Ускорить процессы

Сокращается время на обработку документов. Автоматизация рутинных задач освобождает сотрудников для решения важных и стратегических вопросов.

- Повышение точности и снижение ошибок

Искусственный интеллект позволяет свести к минимуму человеческий фактор, значительно снизить количество ошибок в документах. 

- Адаптивность и индивидуальная настройка

Система может подстраиваться под уникальные процессы компании и требования каждого клиента. Нет практически никаких ограничений для развития. 

Только начало: большие планы и новые высоты

"Внедрение искусственного интеллекта в наш сервис – это не просто случайность, а результат многолетнего упорного труда," – говорят разработчики Documentolog. "Мы тщательно готовились к этому шагу, создавая прочную инфраструктуру и расширяя функционал на протяжении многих лет. Без той фундаментальной работы, которую мы провели в предыдущие 17 лет, реализация искусственного интеллекта в сервисе электронного документооборота Documentolog была бы невозможна. Наша команда последовательно шла к этой цели, и теперь мы рады представить нашим клиентам действительно умную систему электронного документооборота."

В компании уже создано управление Research and Development, которое занимается разработкой и внедрением нового функционала. Специалисты уже готовят релизы с обновленными функциями. 

Сегодня компания инвестирует не менее 10% дохода в развитие искусственного интеллекта, чат-ботов и информационной безопасности своих систем. И на этом не планирует останавливаться. Компания планирует продолжать вкладывать средства в развитие AI-функционала в продуктах.