Doculite School

Услуга предоставляется для всех организаций среднего образования, использующих Kundelik. Пользователями сервиса являются классные руководители, завучи по учебной части, директора школ и родители учеников.

Документы строгой отчетности школьного образования (журналы 1-12 классов, табели и журналы по перемещению, календарно-тематические планы и др.). А также входящие документы, исходящие документы, обращения лиц, договоры, приказы/распоряжения, внутренние документы, кадровые документы (заявления, трудовые договоры с учителями), опросы и др.

Подлинность документов подтверждается благодаря подписанию электронной цифровой подписью (ЭЦП). Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ, удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе и влечет одинаковые юридические последствия. То есть при подписании ЭЦП электронный документ признается юридически значимым на уровне Закона Республики Казахстан.

Электронный обмен документами обеспечивает юридически-значимый документооборот между различными организациями и физическими лицами. Его преимущества перед бумажным документооборотом:

• Мгновенная доставка документов вместо долгих дней ожидания курьера или почты вне зависимости от расстояния: отправил документ - он поступает к контрагенту в течение нескольких минут.
• Экономия средств (на бумагу, распечатку, услуги курьерской службы, содержание бумажного архива, канцтовары, закуп принтеров и др.);
• Безопасность данных при помощи шифрования документов, каналов связи;
• Исключение потерь документов в пути. Отслеживание доставки и исполнения прямо в сервисе;
• Безопасность данных при помощи шифрования документов, каналов связи;
• Исключение потерь документов в пути. Отслеживание доставки и исполнения прямо в сервисе;
• Быстрый поиск любых документов в архивах, так как документы хранятся в электронном виде в облаке.

Электронную цифровую подпись (ЭЦП) Национального удостоверяющего центра РК можно получить удаленно путем подачи онлайн-заявки на https://egov.kz/cms/ru/services/reservation_for_busunesses/pass_onlineecp. ЭЦП могут получить как физические так и юридические лица. Получение ЭЦП занимает от 15 минут. Главное - иметь доступ к сети Интернет с ПК. Сразу после получения ключей ЭЦП, можно подписывать документы. ЭЦП имеет срок 1 год с момента получения, до истечения срока, можно обновлять ключи.

Если вы забыли пароль от сертификата вам необходимо отозвать данные ключи ЭЦП и пройти стандартную процедуру получения новых. Более подробно Вы можете ознакомиться в разделе “Получение и отзыв ЭЦП” https://egov.kz/cms/ru/services/reservation_for_busunesses/pass_onlineecp

Электронный документ, подписанный ЭЦП, изменить нельзя, так как он шифруется ключами ЭЦП. Электронная подпись (ЭЦП) как раз предназначена
для защиты электронного документа, от подделки и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В системе можно отправлять документы в государственные органы. Документы отправляются путем пересылки документа через нашего доверенного партнера ТОО “Казахстанский центр обмена электронными документами”. При этом документы шифруются ключами партнера и автоматически пересылаются в указанный ГО РК. Услуга предоставляется бесплатно. Вы можете просто выбрать интересующий гос. орган, подписать и отправить письмо в системе. Для этого при выборе получателя, необходимо выбрать получателя из справочника контрагентов во вкладке "Гос. органы (пересылка)".

Для всех передаваемых электронных документов в системе применяется шифрование данных. Поэтому третьи стороны не смогут получить доступ к информации, размещенной в документе. Сервис прошел испытания на соответствие требованиям информационной безопасности Государственной технической службой. А также проведена Экспертиза технической документации системы на соответствие требованиям стандартов.

Для передачи документа на подпись с ЭЦП от инициатора, можно воспользоваться выпадающим списком сотрудников, если они уже пользовались системой, либо передать через мессенджеры Telegram и WhatsApp, электронной почтой или через пересылку гиперссылки, путем ее копирования.
В зависимости от канала доставки Вы будете видеть получение ссылки Вашим коллегой. В случае передачи документа через выпадающий список, сотруднику придет оповещение через SMS и на почтовый адрес, поэтому очень важно перед началом работы с документами убедиться в достоверности Ваших контактных данных, они доступны в Вашем Профиле на Documentolog Business: https://business.documentolog.kz/profile/user/employee. При подписании документа к Вам придет оповещение через SMS и на почту, а статус будет отображаться в Вашем кабинете Documentolog Business.
При доставке электронного документа Вам как отправителю на почту и (SMS?) поступает уведомление о получении электронного документа получателем. У отправителя есть возможность отследить время поступления документа сотруднику школы, время регистрации, регистрационный номер входящего письма на стороне контрагента, текущего исполнителя и его контактные данные.
В случае недоставки электронного документа в системе, Вы получите уведомление о недоставке электронного документа и сможете отправить его повторно. Получение документа можно также отследить через получение ссылки на документ с ЭЦП через мессенджер или почтовый агент.
Подписанный документ можно посмотреть на странице “Подписание сотрудниками”. (Дополнительно уточняю, как будет оповещаться сотрудник школы выбранный из списка на странице “Подписание сотрудниками” 1) о необходимости подписать документ и 2) как будет оповещаться инициатор подписания о подписанном документе.

Вы можете воспользоваться функционалом отправки документа незарегистрированным пользователям. Он позволяет отправлять электронные документы любым Вашим контрагентам, даже если они не используют сервис Documentolog Business или другие СЭД. Отправить документ Вы можете в виде ссылки с документом на E-mail адрес сотрудника либо, на Whatsapp, Telegram мессенджер или посредством SMS на номер телефона. Подробнее смотрите (инструкция Kundelik)и тут https://business.documentolog.kz/remote-info.